MANAGEMENT : Comment contrôler l’avancement d’un projet ?

Vous serez tous confrontés un jour ou l’autre à de la gestion de projet. Voici toutes les ficelles en des questions réponses pour réussir à être un bon gestionnaire de projet.

Comment contrôler l’avancement du projet ?

Lors de l’élaboration du calendrier du projet, il convient de prévoir soigneusement comment le processus de suivi du calendrier doit être mis en œuvre et à quel moment. Le calendrier a une seule fonction : servir de base de comparaison avec l’état réel du projet pour effectuer les modifications nécessaires en cas de besoin.

En tant que gestionnaire du projet, vous devez donc : Choisir à quel moment le calendrier doit faire l’objet d’un suivi : chaque semaine, toutes les deux semaines, etc.

Organiser le suivi : sous la forme de feuilles de temps, de retour des membres du groupe du projet sur l’état d’avancement, ainsi que de procédures administratives de modification du calendrier, etc. Choisir les critères et les secteurs importants pour le suivi : facteurs clés de succès, éléments du projet présentant un certain niveau d’incertitude et autres événements importants.

Choisir les destinataires des rapports d’avancement du projet. Prévoyez également des réunions d’étape : Elles constituent des points de référence primordiaux qui permettent au gestionnaire de vérifier que le travail suit son cours.

Un groupe de projet n’a pas besoin d’atteindre une étape essentielle pour se réunir. La réunion d’étape peut être simplement l’occasion d’échanger des informations, de poser des questions et de vérifier le travail effectué.

Ces réunions servent essentiellement à évaluer l’avancement du projet. Le groupe de projet peut être en retard, parfois dans des proportions graves, et les participants doivent dans ce cas être informés et les mesures nécessaires doivent être prises.

D’autres groupes peuvent en revanche être en avance, et il convient alors de les féliciter avant de demander leur concours dans un autre domaine du projet. D’autres réunions d’étape peuvent consister à fixer d’autres objectifs ainsi que les calendriers et étapes qui permettront de les atteindre.

Si des étapes ne sont pas respectées, le responsable de projet doit être à même de replanifier le reste du projet et de repenser la coordination d’autres tâches nécessaires. Dans ce cas, il est essentiel que le responsable de projet ne perde jamais de vue l’objectif principal et garde une vue d’ensemble du processus pour pouvoir effectuer les modifications nécessaires et éviter qu’un retard ne perturbe complètement l’ensemble du projet.

Le gestionnaire de projet a tout intérêt à organiser des réunions d’avancement ou distribuer des rapports d’avancement tous les quinze jours ou de suivre les calendriers établis. L’information doit être communiquée efficacement, et les réunions doivent servir de forum permettant aux différents intervenants de partager leurs idées, et faire part des difficultés ou obstacles rencontrés au cours du projet. L’ensemble du groupe pourra parfois se réunir pour discuter du déroulement général du projet, mais certains sujets pourront être traités et planifiés à l’occasion de réunions plus restreintes avec les membres des différents sous-groupes de travail. Les étapes seront fixées, révisées et évaluées pendant tout le processus, afin de conserver au travail toute sa dynamique et de vérifier que le projet est en bonne voie.

Un projet ne s’arrête pas à son aboutissement, quelle en est la dernière étape préalable ?

Le moment est enfin venu de refermer le projet et d’évaluer les résultats et l’énergie déployée pour les obtenir. Cette étape de réflexion et d’analyse permet de tirer des conclusions et d’éviter de futurs écueils. L’initialisation d’un projet vise d’abord généralement à atteindre des objectifs dont pourra bénéficier l’entreprise.

Lors de la fermeture du projet, il est important d’en évaluer les différentes étapes et de communiquer ces informations à toutes les personnes concernées. Cela s’applique aussi bien aux critiques qu’aux remarques positives. Bien que les compliments soient très motivants, il est aussi très important de comprendre les raisons du bon ou du mauvais déroulement de certaines activités.

Une vue d’ensemble claire et objective du projet permet d’identifier les éléments ayant posé des difficultés. Les étapes étaient-elles irréalistes, les échéances trop rapprochées ? Les informations ont-elles bien circulé ou le budget était-il trop serré ? Les réponses à ces questions seront utilisées avantageusement lors de l’élaboration de futurs projets. De même, il est essentiel d’identifier les imprévus ayant compromis l’avancement du projet. Etait-il possible de les éviter, le sera-t-il dans l’avenir ?

L’évaluation des résultats d’un projet permet non seulement de bénéficier de l’expérience acquise, mais aussi de renforcer l’esprit d’équipe et l’enrichissement personnel. Attention, avant d’évaluer le projet, vous devez d’abord clairement choisir qui doit assurer ce processus et comment.

( Suite prochainement)

Huguette S.